Scope Creep in Softwareprojekten: Erklärung & Wege zur Vermeidung

Stellen Sie sich vor, Sie planen den Bau eines Einfamilienhauses. Sie haben detaillierte Pläne mit dem Architekten abgesprochen, kennen die Kosten und den Fertigstellungstermin. Doch während des Baus kommen Ihnen immer wieder neue Ideen: „Ach, und könnte man nicht noch schnell einen Balkon anbauen?“ Solche nachträglichen Änderungen führen schnell zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Frust bei allen Beteiligten. In der Softwareentwicklung nennt man dieses Phänomen „Scope Creep“.

Was ist Scope Creep und warum ist es problematisch?

Scope Creep bezeichnet die schleichende Ausweitung des Projektumfangs bei der Softwareentwicklung. Ursprünglich vereinbarte Funktionen und Features werden erweitert oder es kommen ganz neue Anforderungen hinzu. Klingt auf den ersten Blick vielleicht nicht dramatisch, kann aber gravierende Folgen haben:

• Verspätete Lieferung: Durch die zusätzlichen Aufgaben verschiebt sich der geplante Fertigstellungstermin.
• Höhere Kosten: Neue Features erfordern zusätzliche Arbeitszeit, was zu höheren Entwicklungskosten führt.

Diese beiden Punkte sind insoweit problematisch, wenn neue Features einfach mit in das Projekt „eingebaut“ werden. Im Zuge eines geordneten Change Managements (später mehr) jedoch ganz normal. Weitere Folgen sind:

• Minderwertige Qualität: Um den ursprünglichen Zeitplan einzuhalten wird nicht selten der Druck auf das Projektteam erhöht, ergo die Qualität bereits geplanter und neuer Features leidet.
• Unzufriedene Stakeholder: Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Bugs/Fehler führen zu Frustration bei Kunden und Projektbeteiligten.

Wenn Sie jetzt denken, „oh, diese Punkte kenne ich aus vergangenen Softwareprojekten nur allzu gut“: Es sei Ihnen gesagt, Sie sind nicht alleine.

Aber keine Sorge, mit den richtigen Maßnahmen lässt sich Scope Creep effektiv vermeiden.

Wie lässt sich Scope Creep vermeiden?

Zum Glück gibt es Strategien, um Scope Creep effektiv einzudämmen. Dabei sind sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer gleichermaßen in die Pflicht zu nehmen. Es spielt auch keine Rolle, ob es sich um ein in-house oder outgesourcetes Projekt handelt. Im Folgenden betrachten wir deshalb einige wichtige Maßnahmen:

Klare und detaillierte Projektdefinition

Der Grundstein für ein erfolgreiches Projekt ist ein klar definierter Umfang. Zu Beginn sollten alle Beteiligten gemeinsam die Projektziele, Features, Funktionen und Ausgrenzungen präzise festhalten. Diese Spezifikation dient als Grundlage und Orientierungshilfe und verhindert Missverständnisse im weiteren Verlauf.

Auch in der agilen Webentwicklung darf deshalb ein Projektstrukturplan keinesfalls fehlen. Er stellt das Grundgerüst eines jeden Projekts dar und ist für gute Projektmanager unabdingbar. An ihm lassen sich für die Projektbeteiligten zu jeder Zeit alle Arbeitspakete ablesen. Aber eine Projektstruktur alleine verhindert noch keinen Scope Creep – gemeinsam mit effektivem Projektmanagement jedoch schon.

Effektives Projektmanagement

Ein erfahrener Projektmanager ist der Captain des Projekts. Er sorgt dafür, dass der vereinbarte Projektumfang eingehalten wird: Er achtet regelmäßig auf die Priorisierung von Aufgaben, überwacht den Zeitplan und das Budget und kommuniziert transparent mit allen Stakeholdern.

Sollte es doch zu Änderungswünschen kommen, müssen diese transparent bewertet und genehmigt werden. Das Change Management sollte deshalb im Rahmen der Projektplanung von allen Beteiligten nicht unterschätzt werden und zu Projektbeginn ordnungsgemäß implementiert sein.

Priorisierung und Change Management Prozess

Nicht alle Änderungswünsche können berücksichtigt werden. Daher ist es wichtig, dass neue Anforderungen transparent bewertet und priorisiert werden. Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer müssen sich fragen: Ist die neue Funktion wirklich notwendig, um die Projektziele zu erreichen? Wie hoch ist der Aufwand für die Umsetzung? Ein strukturierter Change-Management-Prozess sorgt dafür, dass Änderungen dokumentiert, genehmigt und in den Projektplan integriert werden.

Oft wissen Kunden bzw. Auftraggeber erst gar nicht, dass es so etwas wie Change Requests überhaupt gibt (selbiges gilt für die Gegenseite). Das kann oft zu Unmut führen, insbesondere dann, wenn das Projekt bereits in einem Stadium ist, in dem Änderungen nicht wie gewünscht oder nur sehr aufwändig durchgeführt werden können. Die Implementierung eines Change Request-Verfahrens im Vorhinein verhindert Missverständnisse.

Regelmäßige Kommunikation und transparente Berichterstattung

Eine offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten ist essenziell. Es sollten regelmäßige Meetings stattfinden, um den Projektstand zu besprechen und aufkommende Fragen oder Änderungswünsche zu diskutieren. Transparente Berichterstattung, zum Beispiel in Form von Projektstatus-Reports und wöchentliche Status-Meetings (Weekly check-ins), sorgt dafür, dass alle Stakeholder informiert sind und frühzeitig auf potenzielle Abweichungen reagieren können.

Auch wer mit wem welche Themen zu besprechen hat, sollte im Voraus geklärt werden. Darunter zählt auch, wer überhaupt ein Change Request-Verfahren initiieren darf. Zum Einsatz kommt deshalb für das Festlegen von Kommunikationswegen nicht selten ein Kommunikationsplan und eine RACI-Matrix, in der Zuständigkeiten bzw. Befugnisse festgelegt werden.

Einbindung des Kunden in den Entwicklungsprozess

Im agilen Umfeld gängige Praxis: das ständige Einbeziehen des Kunden in den Entwicklungsprozess. Durch regelmäßige Demos und Feedbackrunden können Wünsche und Anforderungen frühzeitig identifiziert und berücksichtigt werden. So lassen sich spätere Änderungsschleifen vermeiden.

In der Softwareentwicklung sollte deshalb bereits frühzeitig damit begonnen werden, Staging-Systeme bzw. Testsysteme zur Verfügung zu stellen. Das erleichtert auch eine spätere Abnahme immens, da Features bereits häppchenweise zur Verfügung gestellt worden sind.

Fazit: Mit Bewusstsein und den richtigen Maßnahmen lässt sich Scope Creep beherrschen

Scope Creep ist zwar ein weit verbreitetes Problem in der Softwareentwicklung, lässt sich aber durch vorausschauende Planung und effektives Projektmanagement minimieren. Und nein, Features während des Projekts zu ändern oder hinzuzufügen ist deshalb nicht automatisch Lava – mit der richtigen Herangehensweise gelingt das zur Zufriedenheit aller Stakeholder.

Eine klare Projektdefinition, transparente Kommunikation und die Einbindung des Kunden in den Entwicklungsprozess sind deshalb der Schlüssel zum Erfolg. Indem Scope Creep vermieden wird, ist sichergestellt, dass Ihr Softwareprojekt pünktlich, im Budget und mit der gewünschten Qualität fertiggestellt wird.

Lassen Sie sich nicht von unvorhergesehenen Änderungen aus der Bahn werfen und steuern Sie Ihr Projekt sicher zum Ziel. Wir unterstützen Sie dabei gerne und passgenau!